Conditions Générales d'Utilisation
Version 1.2 — Dernière mise à jour : 4 octobre 2026
1. Objet
Les présentes Conditions Générales d'Utilisation (ci-après « CGU ») régissent l'accès et l'utilisation de l'application mobile et du site web Kalepin (ci-après « le Service ») édités par la société HYDRE VERTE, SAS au capital variable, immatriculée au RCS de Bordeaux sous le numéro SIREN 991 897 596, dont le siège social est situé 16 Place des Quinconces, 33000 Bordeaux (ci-après « l'Éditeur »). Le Service est un outil de gestion de chantiers et de projets de travaux réservé aux professionnels : il est fourni aux entreprises, artisans et indépendants qui l'utilisent pour les besoins de leur activité professionnelle, ainsi qu'aux personnes qu'ils invitent à y travailler avec eux. Il n'est pas proposé aux consommateurs. Toute inscription ou utilisation du Service implique l'acceptation sans réserve et le respect des présentes CGU.
2. Définitions
« Utilisateur » : toute personne physique ou morale qui accède au Service et/ou crée un compte, y compris les membres invités dans une Organisation. « Client professionnel » : la personne physique ou morale qui utilise ou souscrit le Service pour les besoins de son activité professionnelle, pour elle-même ou pour l'Organisation qu'elle administre. La personne qui crée une Organisation ou souscrit un abonnement pour une entreprise déclare être habilitée à l'engager. « Compte » : espace personnel de l'Utilisateur, accessible par identifiants. « Contenu Utilisateur » : toute donnée, texte, photo, fichier, commentaire ou information publiée, transmise ou stockée par l'Utilisateur via le Service. « Organisation » : espace créé dans le Service regroupant des projets et des membres, rattaché au Client professionnel qui l'administre. « Client de l'Utilisateur » : toute personne, particulier ou professionnel, pour le compte de laquelle l'Utilisateur réalise des travaux ou à laquelle il adresse un Document via le Service. « Document » : tout devis, fiche, bordereau, compte rendu ou autre document établi, généré ou envoyé par l'Utilisateur au moyen du Service.
3. Inscription et compte
L'accès au Service nécessite la création d'un compte. L'Utilisateur s'engage à fournir des informations exactes et à jour, et à les maintenir actualisées. En créant un compte ou une Organisation, ou en souscrivant un abonnement, l'Utilisateur déclare agir pour les besoins de son activité professionnelle. Les membres invités dans une Organisation utilisent le Service pour le compte et sous la responsabilité du Client professionnel qui les y a invités. L'Utilisateur protège la confidentialité de ses identifiants et signale sans délai à l'Éditeur tout accès suspect. Il répond des activités effectuées depuis son compte, sauf lorsqu'elles résultent d'une défaillance imputable à l'Éditeur. L'Éditeur peut suspendre ou supprimer un compte en cas de violation des présentes CGU, dans les conditions de l'article 14.
4. Description des services
Le Service propose notamment : • La création et la gestion de projets de travaux • La gestion de tâches, assignations et suivi d'avancement • L'ajout, le stockage et l'annotation de photos de chantier • Un fil de communication par projet • L'import et l'analyse de devis par intelligence artificielle • La préparation, la génération assistée par intelligence artificielle, la finalisation, la transmission par lien et le suivi de devis (module Devis) • Un référentiel d'articles et de prix propre à chaque Organisation • La gestion d'organisations et de membres • La géolocalisation des chantiers • La transmission des documents réglementaires de déchets à la plateforme Trackdéchets Certaines fonctionnalités (modules) ne sont accessibles qu'après leur activation pour l'Organisation. Pour les organisations disposant du module Fluides frigorigènes, le Service permet de relier un compte Trackdéchets — plateforme de l'État opérée par le ministère de la Transition écologique — afin de consulter les bordereaux de suivi de déchets de l'établissement, d'y transmettre les fiches d'intervention issues des Cerfa 15497, de créer les bordereaux de collecte correspondants et de les signer. Cette liaison est facultative, à l'initiative de l'Utilisateur, et révocable à tout moment depuis son compte Trackdéchets comme depuis le Service. Les données transmises engagent l'Utilisateur au titre de la traçabilité réglementaire des déchets : il lui appartient d'en vérifier l'exactitude avant toute signature. L'Éditeur peut faire évoluer le Service. Une suppression substantielle d'une fonctionnalité de l'offre souscrite ouvre au Client professionnel la faculté de résilier le service concerné et d'obtenir le remboursement de la période prépayée non fournie.
5. Module Devis
Le module Devis est un outil d'aide à l'établissement de devis. L'Utilisateur détermine les prestations, quantités, prix, régimes fiscaux et engagements figurant dans ses devis ; il en est l'émetteur. Il vérifie et valide les données saisies, importées ou proposées avant leur utilisation, et reste responsable en particulier : • du contenu de ses devis : désignations, quantités, prix, remises, conditions de paiement, délais et toute information relative aux travaux ; • des taux et du régime de TVA appliqués. Les taux et mentions fiscales préremplis doivent être vérifiés selon l'opération ; la saisie d'un taux nul ne vaut pas, à elle seule, qualification d'autoliquidation, et la certification requise pour un taux réduit doit émaner du client dans les conditions applicables ; • des informations et mentions légales de son entreprise renseignées dans son profil (identité, immatriculation, assurances, qualifications), et de leur exactitude ; • des assurances obligatoires au regard des travaux proposés, de leur validité, des activités garanties et de leur étendue territoriale. Les mentions d'assurance imprimées ne valent ni attestation ni contrôle de couverture : il appartient à l'Utilisateur de joindre les attestations requises. La déclaration de non-assujettissement à l'assurance décennale n'est pas vérifiée par l'Éditeur et doit être réexaminée pour chaque opération ; • des informations réglementaires relatives aux déchets lorsque ses travaux y sont soumis (quantités estimées, modalités de gestion, points de collecte et coûts correspondants) ; • du respect des règles applicables à ses relations avec ses clients, notamment l'information précontractuelle, les contrats conclus à distance ou hors établissement, le démarchage et le droit de rétractation des consommateurs, ainsi que de ses propres conditions générales. L'Éditeur n'effectue aucune mission de validation juridique, fiscale, technique ou assurantielle des devis. Les informations, infobulles, modèles de textes et listes d'articles proposés sont fournis à titre indicatif. Les contrôles de finalisation portent sur certains champs requis et certaines cohérences de saisie : ils ne constituent ni une vérification exhaustive des obligations applicables, ni une certification de conformité. L'Utilisateur consulte le PDF complet avant de le transmettre. Un numéro est attribué automatiquement lors de la finalisation, selon la séquence et les paramètres de l'Organisation ; le devis finalisé n'est plus modifiable et sa duplication crée un nouveau brouillon. L'Utilisateur organise la coexistence de cette numérotation avec ses documents établis hors du Service. Cette numérotation ne constitue ni une certification comptable, ni un service d'archivage probatoire : l'Utilisateur conserve ses devis sur ses propres supports pendant les durées légales. Transmission au client. L'Utilisateur envoie lui-même ses devis, depuis sa propre messagerie : le Service prépare le message et y insère un lien vers une page de consultation du devis, valable 30 jours. L'Utilisateur vérifie le destinataire, l'objet et le message prérempli ou modifié ; l'acheminement de son e-mail relève de sa messagerie, non du Service. Toute personne disposant du lien peut consulter le devis pendant sa durée de validité : l'Utilisateur ne le communique qu'à son destinataire. Le lien ne donne accès qu'au PDF du devis : lorsque des annexes sont obligatoires, l'Utilisateur transmet un dossier complet par un moyen adapté. La date à laquelle le lien est consulté est enregistrée et indiquée à l'Utilisateur ; elle ne prouve ni la réception, ni la lecture par le destinataire, ni l'acceptation du devis. Suivi. Les statuts « envoyé », « accepté » ou « refusé » renseignés par l'Utilisateur sont des informations de suivi : ils ne recueillent pas eux-mêmes le consentement du client. L'Utilisateur obtient et conserve les éléments établissant l'accord de son client. Le rattachement d'un devis signé n'emporte aucune vérification par l'Éditeur de son authenticité, de la qualité du signataire ou de la validité du contrat. L'Éditeur n'est pas partie aux relations entre l'Utilisateur et ses clients. Il n'intervient ni dans la négociation, ni dans l'exécution des travaux, ni dans leur paiement.
6. Fonctionnalités d'intelligence artificielle
Certaines fonctionnalités reposent sur des modèles d'intelligence artificielle fournis par des prestataires tiers : transcription et analyse de dictées vocales, analyse de devis et de documents, préparation de brouillons de devis, lecture de bons de livraison. Pour préparer un brouillon de devis, l'intelligence artificielle peut proposer une structure, des désignations, des quantités et des rapprochements avec le référentiel ou l'historique de l'Organisation. Les prix et taux associés sont ensuite repris automatiquement de ces sources lorsqu'elles existent ; ils ne constituent pas une estimation indépendante de leur pertinence pour le chantier. Les résultats sont des propositions générées automatiquement : ils peuvent être incomplets, inexacts ou inadaptés. L'Utilisateur vérifie notamment les rapprochements, unités, quantités, prix, taux et omissions avant toute utilisation, en particulier avant de finaliser ou d'envoyer un devis. Aucun résultat d'intelligence artificielle ne vaut validation professionnelle. Selon la fonctionnalité et les sources choisies, le traitement utilise la dictée, les instructions, les images, les informations du chantier, ses messages et tâches, ainsi que des extraits du référentiel et de l'historique de l'Organisation. Ces éléments sont transmis aux prestataires pour exécuter les traitements demandés, avec les opérations accessoires de sécurité et de conservation technique prévues par leurs conditions ; les prestataires concernés sont indiqués dans la Politique de Confidentialité. Les fonctionnalités d'intelligence artificielle sont soumises aux quotas de l'abonnement de l'Organisation. La préparation d'un brouillon de devis consomme les minutes vocales de sa dictée et est soumise à un quota de générations de devis. Ces quotas sont décomptés au lancement du traitement.
7. Obligations de l'Utilisateur
L'Utilisateur s'engage à : • Utiliser le Service conformément à sa destination et aux lois en vigueur • Ne pas diffuser de contenu illicite, diffamatoire, injurieux, pornographique, ou portant atteinte aux droits des tiers • Ne pas tenter de perturber le fonctionnement du Service (attaque, reverse engineering, scraping, etc.) • Ne pas utiliser le Service à des fins frauduleuses • Respecter les droits de propriété intellectuelle de l'Éditeur et des tiers • Vérifier les Documents avant de les finaliser, de les signer ou de les envoyer • Conserver sur ses propres supports une copie des documents qu'il est légalement tenu de conserver L'Éditeur sauvegarde régulièrement les données hébergées et répond de leur sécurité dans les conditions des articles 9 à 11. Cette sauvegarde ne dispense pas l'Utilisateur de conserver, sur ses propres supports, les documents que la loi lui impose de garder (devis, factures, documents réglementaires, pièces justificatives) : le Service n'est pas un système d'archivage à valeur probante. L'Utilisateur peut exporter ses contenus, notamment via la fonctionnalité d'archivage de projets proposée par le Service. Tout manquement pourra entraîner la suspension ou la suppression du compte dans les conditions de l'article 14, sans préjudice de dommages-intérêts.
8. Propriété intellectuelle
Le Service, son architecture, son design, son code source, ses textes, images, logos et tout autre élément le composant sont la propriété exclusive de l'Éditeur ou de ses licencieurs, et sont protégés par les lois relatives à la propriété intellectuelle. L'Utilisateur conserve la propriété de ses Contenus Utilisateur. Il autorise l'Éditeur à réaliser les opérations techniques nécessaires à la fourniture des fonctionnalités qu'il utilise, notamment l'hébergement, la reproduction, l'affichage, l'analyse demandée, la conversion en PDF et la transmission aux destinataires qu'il désigne. Cette autorisation, non exclusive et gratuite, n'emporte aucun droit d'exploitation autonome de ses contenus. L'Éditeur protège la confidentialité des informations commerciales et techniques non publiques de l'Utilisateur (prix, référentiel, documents) et en limite l'accès aux personnes et prestataires qui en ont besoin pour fournir le Service. L'Utilisateur garantit qu'il détient tous les droits nécessaires sur les Contenus Utilisateur qu'il publie via le Service, ou qu'il est dûment autorisé à les utiliser. Lorsque des Contenus Utilisateur comprennent des œuvres ou éléments appartenant à des tiers (photographies, documents, logos, etc.), l'Utilisateur est responsable d'avoir obtenu les autorisations requises préalablement à leur dépôt ou partage via le Service. Toute reproduction, représentation, modification ou exploitation non autorisée de tout ou partie du Service est strictement interdite.
9. Données personnelles
Le traitement des données personnelles des Utilisateurs est décrit dans notre Politique de Confidentialité, accessible depuis le Service. L'Utilisateur est invité à la consulter attentivement. Données confiées par le Client professionnel. Pour les données personnelles que le Client professionnel et ses membres enregistrent dans le Service — ses clients et prospects (identité, coordonnées, adresses de chantier, équipements, documents et signatures), ses salariés et les membres de son équipe (identité, coordonnées, rôle, plannings, heures de travail saisies ou dictées, absences, coûts horaires de main-d'œuvre), et les données présentes dans les messages, fichiers, images et enregistrements vocaux — le Client professionnel détermine les finalités et agit en qualité de responsable de traitement ; l'Éditeur intervient en qualité de sous-traitant, au sens de l'article 28 du Règlement général sur la protection des données (RGPD). Les membres autorisés agissent sous l'autorité du Client professionnel. Le traitement couvre l'enregistrement, l'hébergement, l'organisation, les analyses demandées, la production de Documents, leur transmission aux destinataires désignés et leur suppression, pendant la durée de fourniture du Service puis les périodes de restitution et de purge indiquées dans la Politique de Confidentialité. À ce titre, l'Éditeur : • traite ces données uniquement sur les instructions documentées du Client professionnel, que constituent les opérations qu'il demande dans le Service et ses instructions écrites, y compris pour les transferts hors de l'Union européenne ; si une obligation légale lui impose un autre traitement, il en informe préalablement le Client, sauf interdiction légale ; • informe immédiatement le Client s'il estime qu'une instruction constitue une violation de la réglementation applicable ; • veille à ce que les personnes autorisées à traiter ces données soient tenues à la confidentialité ; • met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées, notamment le chiffrement des échanges, le contrôle des accès et la journalisation ; • aide le Client, compte tenu de la nature du traitement et des informations dont il dispose, à répondre aux demandes des personnes concernées et à respecter ses obligations de sécurité, de notification des violations, d'analyse d'impact et de consultation préalable ; • notifie au Client toute violation de ces données sans retard injustifié après en avoir pris connaissance, avec les informations disponibles sur sa nature, ses conséquences et les mesures prises ; • fait appel aux sous-traitants ultérieurs indiqués dans la Politique de Confidentialité, auxquels il impose des obligations de protection équivalentes et dont il répond ; tout ajout ou remplacement est annoncé au Client au moins trente jours à l'avance, afin qu'il puisse formuler une objection motivée et, à défaut de solution, mettre fin au service concerné avant le changement ; • à la fin de la prestation, restitue les données au Client qui le demande puis les supprime, ou les supprime directement, copies comprises, sous réserve des conservations légalement imposées ; • met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect de ces obligations et permet la réalisation d'audits, selon des modalités raisonnables et proportionnées. Le Client professionnel garantit disposer d'une base légale pour ces traitements et informer les personnes concernées, en particulier ses salariés et ses propres clients, de l'utilisation du Service et de l'intervention de l'Éditeur comme sous-traitant. Il n'enregistre que les données nécessaires : pour une absence, le type d'absence suffit, à l'exclusion de tout motif médical ou diagnostic ; il s'abstient d'enregistrer d'autres données sensibles au sens de l'article 9 du RGPD. Les demandes d'exercice de droits que l'Éditeur reçoit de ces personnes sont transmises au Client professionnel concerné, qui y répond avec l'aide de l'Éditeur. Chaque partie répond, vis-à-vis des personnes concernées et des autorités de contrôle, des manquements qui lui sont imputables. Les limitations de l'article 10 régissent les seules relations entre l'Éditeur et le Client professionnel : elles sont sans effet sur les droits des personnes concernées et sur les pouvoirs des autorités de contrôle.
10. Responsabilité
L'Éditeur fournit le Service avec le soin d'un professionnel diligent. Il ne garantit pas l'absence d'erreurs, de bugs ou d'interruptions, ni l'adéquation du Service à un besoin particulier. La répartition des responsabilités prévue aux articles 5 et 6 ne décharge pas l'Éditeur des conséquences des manquements qui lui sont imputables dans la fourniture du Service. Réciproquement, l'Éditeur ne répond pas des choix, données et validations qui relèvent de l'Utilisateur, notamment du contenu de ses Documents, des résultats d'intelligence artificielle qu'il a utilisés sans les vérifier, ni des relations entre l'Utilisateur et ses clients, fournisseurs ou partenaires. Dans les relations avec le Client professionnel : • les dommages indirects, tels que perte de chiffre d'affaires, de clientèle, de chance ou de marché, ne sont pas indemnisables ; • la réparation des dommages directs est plafonnée aux sommes hors taxes payées ou dues par le Client professionnel, pour l'Organisation concernée, au cours des douze mois précédant le fait générateur ; pour un abonnement commencé depuis moins de douze mois, ou pendant une période d'essai, la référence est le prix de douze mois de l'offre souscrite ou essayée ; pour une offre gratuite, ce plafond est fixé à cent euros. La perte ou l'altération de données hébergées imputable à l'Éditeur constitue un dommage direct : l'Éditeur procède à ses frais à leur restauration à partir de ses sauvegardes, sans préjudice de la réparation du préjudice subi dans la limite ci-dessus. Le Client professionnel garantit l'Éditeur contre les conséquences pécuniaires des réclamations de tiers, notamment de ses clients ou d'une administration, directement causées par un manquement établi du Client à ses obligations concernant les données, les droits sur les contenus, les instructions d'envoi ou les engagements figurant dans ses Documents. Cette garantie couvre les indemnités définitivement mises à la charge de l'Éditeur et les frais de défense raisonnables et justifiés. Elle exclut la part du dommage imputable à l'Éditeur ou à ses prestataires, ainsi que les amendes et sanctions infligées à l'Éditeur. L'Éditeur informe le Client sans retard, lui communique les éléments utiles et lui permet de participer à la défense ; aucune transaction opposable au Client n'intervient sans son accord. Cette garantie est soumise au même plafond que celui prévu ci-dessus, apprécié réciproquement. Aucune exclusion ou limitation ne s'applique en cas de faute lourde ou dolosive, de dommage corporel, lorsqu'elle priverait une obligation essentielle de sa substance, ou lorsqu'une disposition impérative l'interdit. Le Service étant réservé aux professionnels, ces exclusions et plafonds ne s'appliquent qu'à eux : si un Utilisateur devait néanmoins être regardé comme un consommateur ou un non-professionnel, ils ne lui seraient pas opposables, et sa relation avec l'Éditeur serait régie par le droit commun et les dispositions protectrices qui lui sont applicables.
11. Disponibilité
L'Éditeur s'efforce d'assurer la disponibilité du Service 24h/24, 7j/7 et maintient les fonctionnalités essentielles de l'offre souscrite pendant la période d'abonnement. Le Service ne fait l'objet d'aucun engagement de niveau de service (SLA) chiffré. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour ou évolution technique. Les maintenances prévisibles sont, dans la mesure du possible, annoncées dans un délai raisonnable. L'Éditeur met en œuvre des sauvegardes régulières de ses systèmes ; le Client professionnel conserve parallèlement les copies nécessaires à ses obligations professionnelles et probatoires. L'export d'un projet archivé couvre les données et fichiers indiqués dans l'interface ; il ne constitue pas un export intégral de l'Organisation. Sur demande, l'Éditeur fournit une assistance raisonnable pour la récupération des données du Client en fin de contrat.
12. Force majeure
L'Éditeur ne pourra être tenu responsable d'un manquement ou d'un retard dans l'exécution de ses obligations lorsqu'il résulte d'un cas de force majeure au sens de l'article 1218 du Code civil. Peuvent constituer des cas de force majeure, s'ils en remplissent les conditions : catastrophes naturelles, incendies, inondations, épidémies, actes de guerre ou de terrorisme, émeutes, grèves générales, pannes majeures des réseaux de télécommunication ou d'électricité, défaillances généralisées de prestataires d'hébergement ou d'infrastructure, cyberattaques d'ampleur exceptionnelle, décisions administratives ou judiciaires. Une défaillance de prestataire ou une cyberattaque ne bénéficie d'aucune qualification automatique. La partie empêchée informe l'autre sans retard, justifie l'empêchement et prend les mesures appropriées pour en limiter les conséquences. Seules les obligations effectivement empêchées sont suspendues. Si l'empêchement se prolonge au-delà de 90 jours consécutifs, chaque partie peut résilier le contrat, sans préjudice du remboursement des prestations prépayées non fournies.
13. Tarification
L'accès à certaines fonctionnalités du Service peut être soumis à un abonnement payant. Les tarifs en vigueur sont communiqués sur le Service. Toute modification de tarif est notifiée au Client au moins trente jours avant son application ; elle prend effet au renouvellement suivant de l'abonnement. Le Client qui la refuse peut résilier son abonnement avant cette date.
14. Résiliation
L'Utilisateur peut supprimer son compte à tout moment depuis les paramètres de l'application. La suppression du compte d'un membre est distincte de celle d'une Organisation ; la suppression du compte du propriétaire peut entraîner celle des Organisations qu'il possède, ce qui est indiqué avant confirmation. Les données personnelles sont effacées dans les conditions prévues par la Politique de Confidentialité. Sauf urgence de sécurité, obligation légale ou manquement grave justifiant une interruption immédiate, toute suspension ou résiliation par l'Éditeur pour violation des présentes CGU est précédée d'une notification motivée et d'un délai de quinze jours pour remédier au manquement.
15. Modification des CGU
L'Éditeur peut modifier les présentes CGU, notamment pour tenir compte de l'évolution du Service ou de la réglementation. Toute modification substantielle est notifiée dans le Service ou par e-mail avant sa date d'effet, et soumise à l'acceptation expresse de l'Utilisateur lors de sa connexion suivante. L'Utilisateur qui la refuse peut cesser d'utiliser le Service et résilier son abonnement sans frais avant cette date. Les modifications ne remettent pas en cause les droits et obligations nés avant leur entrée en vigueur.
16. Loi applicable et juridiction
Les présentes CGU sont régies par le droit français. En cas de litige, les parties recherchent d'abord une solution amiable, sans que cette démarche fasse obstacle aux mesures urgentes ou conservatoires. CLAUSE ATTRIBUTIVE DE COMPÉTENCE — À DÉFAUT D'ACCORD AMIABLE, ET UNIQUEMENT LORSQUE TOUTES LES PARTIES ONT CONTRACTÉ EN QUALITÉ DE COMMERÇANT, LES JURIDICTIONS DE BORDEAUX SONT TERRITORIALEMENT COMPÉTENTES, SOUS RÉSERVE DES COMPÉTENCES IMPÉRATIVES. Dans les autres cas, notamment à l'égard des consommateurs, les règles légales de compétence s'appliquent.
17. Contact
Pour toute question relative aux présentes CGU : HYDRE VERTE 16 Place des Quinconces, 33000 Bordeaux SIREN : 991 897 596 N° TVA : FR35 991 897 596 Email : contact@kalepin.fr